Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Pirene S.r.l., con sede legale in Via Laurina 40, 00187 Roma, partita IVA e codice fiscale 04991070485, che gestisce per conto di Regione Lombardia il servizio di richiesta e gestione degli spazi per eventi negli immobili regionali (Palazzo Lombardia e Palazzo Pirelli).

Contatti: amministrazione@pirene.it oppure eventi.aria@pirene.it per le questioni legate alle singole richieste

Da verificare: ruolo di Pirene rispetto a Regione Lombardia e ad ARIA S.p.A. (titolare autonomo, contitolare o responsabile del trattamento), in base al contratto di servizio.

2. Responsabile della protezione dei dati

Da completare: nome e recapito del responsabile della protezione dei dati (DPO), se nominato.

3. Quali dati trattiamo

• Dati dell'organizzatore: denominazione o nome e cognome, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, e-mail, PEC, telefono, codice destinatario SDI.
• Dati del referente dell'evento: nome, cognome, e-mail e telefono.
• Dati dell'evento: spazio richiesto, date e orari, descrizione, numero di partecipanti, esigenze tecniche.
• Documenti caricati: moduli firmati, polizze, documento d'identità del legale rappresentante, contratto firmato digitalmente e ricevuta del pagamento, con i dati dei firmatari contenuti nei certificati di firma digitale.
• Dati tecnici: indirizzo IP, usato per limitare gli invii ripetuti e registrato nei log del server, e data e ora delle operazioni sulla pratica, annotate nel registro delle attività.

Non chiediamo categorie particolari di dati (per esempio dati sanitari). Ti chiediamo di non inserirle nei campi liberi.

4. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

• Gestire la richiesta di utilizzo dello spazio, la verifica dei documenti, il contratto, il pagamento e l'assistenza durante l'evento: esecuzione di misure precontrattuali e del contratto (art. 6, par. 1, lettera b, GDPR).
• Adempiere agli obblighi di legge, compresi quelli fiscali, contabili e di sicurezza degli immobili: obbligo legale (art. 6, par. 1, lettera c, GDPR).
• Proteggere il servizio da invii automatici e accessi abusivi e tenere il registro delle attività: legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lettera f, GDPR).
• Inviarti le comunicazioni sulla pratica (conferme, promemoria, scadenze): esecuzione del contratto e delle misure precontrattuali. Non inviamo comunicazioni promozionali.

Da verificare: eventuale base giuridica legata al compito di interesse pubblico di Regione Lombardia (art. 6, par. 1, lettera e).

5. Conferimento dei dati

I campi segnati come obbligatori servono a gestire la richiesta: senza questi dati non possiamo valutarla né concludere il contratto. Gli altri sono facoltativi.

6. A chi comunichiamo i dati

• Regione Lombardia e ARIA S.p.A., che approvano le richieste e i contratti e incassano il corrispettivo.
• Personale di Pirene autorizzato al trattamento e tecnici incaricati dell'assistenza durante l'evento.
• Fornitori di servizi informatici (sviluppo e manutenzione della piattaforma, server, posta elettronica), nominati responsabili del trattamento.
• Autorità pubbliche, quando previsto dalla legge.

I dati non vengono diffusi né venduti.

7. Dove sono conservati

I dati sono conservati su server situati nell'Unione europea e non vengono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo. Da verificare con il fornitore del server.

8. Per quanto tempo

• Pratiche, contratti e documenti: per tutta la durata della pratica e poi per 10 anni, come previsto per le scritture contabili (art. 2220 del Codice civile).
• Richieste respinte, non approvate o decadute: da definire, per esempio 2 anni.
• Registro delle attività e dati tecnici: da definire.
• Copie di sicurezza: 30 giorni, poi vengono sovrascritte.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere in ogni momento di accedere ai tuoi dati, di correggerli o cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile (portabilità) e di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (articoli da 15 a 22 del GDPR). Per esercitarli scrivi a amministrazione@pirene.it.

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Cookie

Il sito usa solo cookie tecnici necessari al funzionamento: la sessione e la protezione dei moduli. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di statistica di terze parti. Il controllo «Non sono un robot» funziona sul nostro server, senza inviare dati a terzi.

11. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. La versione in vigore è sempre su questa pagina, con la data dell'ultimo aggiornamento.